Darimana HCM dimulai ???

HCM (Human Capital Management) adalah proses untuk menjadikan people sebagai kapital penting organisasi dengan tingkat yang lebih optimal dan lebih tajam jika dibanding dengan HRD (Human Resource Development) yang lebih dulu kita kenal.

Kalau menyimpulkan wacana yang berkembang, cakupan HRD itu dinilai terlalu luas, dalam arti harus mengurusi kualitas dan kuantitas SDM dalam organisasi. Saking luasnya sehingga terkadang kiprahnya menyempit karena keterbatasan.
 Misalnya, HRD hanya berperan di urusan SP, Gaji, atau Surat Lamaran. Selain itu,  HRD juga sudah ditempatkan sebagai posisi atau divisi, dalam arti sebagai jabatan, misalnya ada HRD manajer atau direktur.

Nah, kalau HCM, konsentrasinya adalah meningkatkan kualitas SDM melalui pengembangan talent dan kompetensi untuk ditajamkan hubungannya dengan pencapaian organisasi.

HCM mestinya bukan dijadikan sebagai jabatan atau posisi, tetapi idealnya adalah kesadaran  strategis untuk semua orang yang menduduki level atasan, dari mulai staff senior sampai leader
Artinya, mau organisasi kita itu hanya 5 orang atau 50 orang, kesadaran untuk menerapkan strategi HCM ini tetap perlu dimunculkan, walaupun mungkin kita merasa belum perlu ada HRD-HRD-an.
Kenapa? Alasannya sangat simpel. Secara alamiyahnya, orang itu hanya akan menjadi kapital kalau dia mengembangkan dirinya (meng-kapitalisaikan dirinya) atau disentuh oleh proses yang mengarahkan dia untuk menjadi kapital (internal dan eksternal).
Kapital sendiri di sini pengertiannya adalah the storage of useful assets.  Sangat sulit kita mengharapkan orang agar menjadi kapital jika inisiatifnya untuk mengembangkan diri lemah atau tidak disentuh oleh proses yang membuat mereka berkembang.

Sering ada pertanyaan begini, mana yang lebih dominan peranannya antara inisiatif seseorang untuk mengembangkan dirinya atau proses yang diinisiatifkan oleh organisasi? Soal peranan dominan itu, ini tidak bisa kita samaratakan.

Ketika seseorang menjadi bagian dari organisasi atau sedang menjadi makhluk sosial, maka proses yang diinisiatifkan organisasi (faktor eksternal) menjadi lebih dominan. Baru ketika seseorang menjadi makhluk individual atau sedang merealisasikan tujuan pribadinya, maka peranan organisasi tidak lebih dominan dibanding peranan dirinya.

Fakta ini juga menambah alasan kenapa HCM itu menjadi perlu. Boleh-boleh saja kita lebih mengandalkan individu untuk mengembangkan dirinya sendiri-sendiri, tetapi konsekuensi yang tak boleh kita ingkari adalah mereka nanti kurang bekerja untuk tujuan organisasi, tetapi untuk tujuan pribadinya.

Lalu, darimana HCM sebaikanya dimulai?

Dimulai Dari Pandangan
Ketika hendak menerima seseorang sebagai pegawai, pandangan kita menjadi titik awal yang sangat menentukan. Pandangan akan menetukan bentuk perlakuan. Maksud pandangan di sini bukan pandangan mata, tentunya, tetapi pandangan dalam arti bagaimana kita mendefinisikan calon.

Ketika kita mendefinisikan mereka sebagai pencari kerja yang patut dikasihani, kita berposisi tangan di atas dan mereka sebagai tangan di bawah, atau berbagai pandangan yang me-looking-down-kan mereka, akan sangat mungkin kita sulit memperlakukan mereka sebagai kapital penting untuk dikembangkan.

Tapi, coba kalau kita mendefinisikan mereka dari awal sebagai calon pemain sepak bola yang sudah punya talenta atau potensi untuk digali demi kehebatan klub kita? Pasti spirit batin kita akan beda. Spirit inilah yang membedakan. Spirit melahirkan sikap, sikap melahirkan tindakan, dan tindakan melahirkan hasil.

Untuk mengecek asumsi di atas, coba kita datangi sekolah yang melahirkan banyak pemimpin atau melahirkan perusahaan yang melahirkan banyak expert. Hampir bisa dipastikan kita akan menemukan  spirit, suasana, dan perlakuannya (human touch-nya) yang memang berbeda. Mereka memandang people sebagai aset dari awal.

Memang, pandangan kita itu seringkali tak lepas dari  fakta yang kita lihat. Kalau kita kedatangan orang yang kualifikasinya tidak ada yang nyambung sama sekali, agak sulit kita membangun pandangan yang mengasetkan mereka.

Untuk menghindari pandangan looking down yang berlebihan, kita bisa lari ke pijakan spiritual. Misalnya kita membangung kesimpulan bahwa mungkin Tuhan punya rencana khusus kenapa orang ini dikirim ke kita. Mungkin kebaikannya dan kekuatannya masih tersembunyi. Dan lain-lain.

Intinya, kita perlu membangun berbagai perspektif yang memposisitifkan spirit, sikap, dan perlakuan sehingga bisa mengarahkan mereka menjadi kapital. Jika pijakan spiritual itu kita khawatirkan berlebihan, yang berarti akan kurang baik, kita perlu melakukan assessment oleh lembaga profesional, mau yang berbasis psikologi atau manajemen.  

Assessment akan memberi peta yang lebih akurat secara saintifik mengenai apa kelebihan, kekurangan, kemungkinan yang bisa dikembangkan, dan lain-lain sehingga pandangan kita lebih terbimbing. Hanya memang yang perlu kita ingat adalah kita perlu menjadikan hasil assessment itu sebagai alat eksplorasi yang membuka berbagai kemungkinan, bukan alat jajmentasi (judgement), penghakiman yang membatasi.

 Diteruskan Dengan Pengelolaan

Dalam banyak hal, orang itu menjadi kapital atau tidak dalam organisasi, lebih sering karena dinamika atau gesekan yang terjadi di dalamnya. Ada yang garbage-in lalu menjadi golden-out. Tapi juga malah ada yang sebaliknya. Ini tergantung gesekan itu.

Artinya, tidak berarti kalau kita sudah mendapatkan orang yang qualified lantas pasti menjadi kapital. Ini belum tentu. Jika pengelolaannya salah, lemah, atau buruk, bisa-bisa akan berbalik atau berubah.
Ini berlaku juga pada orang-orang yang kini kita miliki, maksudnya yang sudah bekerja lama di kita. Walau kita anggap mereka sebagai aset, tapi bisa saja menjadi ancaman jika pengelolaannya keliru, misalnya kita tempatkan di lokasi yang keliru atau kita perlakukan secara salah.
Karena itu, pengelolaan menjadi langkah penting dalam operasi HCM. Sokoguru pengelolaan secara garis besarnya bisa dikelompokkan menjadi tiga, seperti pada gambar di bawah, yaitu:

Pengembangan (people development) menjadi vital. Jika orang-orang tidak menerima pengembangan, kemungkinannya adalah ketinggalan dengan tuntutan atau menjadi beban seiring dengan pelapukan yang terjadi. Jika orang itu mengembangkan dirinya sendiri, hasilnya boleh jadi tidak sinkron dengan tujuan organisasi.

Nah, pengembangan orang-orang itu sebetulnya tetap bisa kita lakukan. Soal bentuk, cara, dan sistemnya, ini bisa kita rancang suka-suka kita. Maksud saya, bisa kita sesuaikan dengan kebutuhan, kemampuan, dan keadaan. Boleh dilakukan oleh orang dalam atau boleh juga dilakukan orang luar, seperti mengundang konsultan.

Supaya people menjadi capital, tentu tidak cukup dengan hanya dikembangkan. Harus ada proses yang disebut pengerahan (people deployment). Tentu, yang perlu dikerahkan adalah kapasitas atau kapital di dalam dirinya melalui tugas, target, atau tanggung jawab yang menantang.

Dalam prakteknya, pengembangan dan pengerahan saja masih belum cukup. Yang tidak kalah pentingnya adalah penjagaan (people retainment).  Tanpa penjagaan yang baik, akan ada kemungkinan untuk hengkang atau dibajak.

Soal tehnik penjagaan itu, ini bisa kita susun secara ilmiyah dan bisa alamiyah, tergantung keadaan, kebutuhan, dan kemampuan. Misalnya, kita memberi imbalan berdasarkan kalkulasi yang klir (ilmiyah) atau memberikan perlakuan yang sangat kind dan human. Atau, menggabungkan keduanya.

Menggabungkan tehnik penjagaan itu menjadi penting karena dalam banyak kasus imbalan material itu bukan satu-satunya penahan atau penjaga yang bisa diandalkan. Untuk kelompok orang dengan kualifikasi tertentu, kesempatan untuk berkembang malah sering dipahami sebagai cara menjaga yang baik.

Dilanjukan Lagi  Dengan Koordinasi

Proses HCM tidak berhenti pada pandangan dan pengelolaan. Menajamkan hubungan melalui langkah-langkah koordinatif juga vital jika kaitannya adalah bagaimana supaya seluruh orang di dalam organisasi itu menjadi kapital bagi organisasi, bukan bagi individu.
Bentuk riil koordinasi yang paling dibutuhkan adalah bagaimana menghubungkan seluruh proses yang kita lakukan itu menjadi core competency organisasi, dari mulai penerimaan sampai pengeloaan, yang sifatnya sangat dinamis.
Atau kalau  meminjam istilah yang dipakai oleh  pakar dari SAP dan Accenture (White Paper: Human Capital Management: Managing and Maximizing People to Achieve High Performance: 2005), koordinasi di sini pengertiannya adalah bagaimana seluruh proses itu berakibat pada business result yang bagus.
Praktek organisasi sering membuktikan bahwa tidak semua people process yang bagus itu langsung dan otomatik akan melahirkan business result yang bagus.  Supaya ini tidak terjadi pada kita, maka koordinasi yang sifatnya dinamis sangat dibutuhkan.
Bahkan ada juga riset industri yang berhasil mengungkap bahwa tidak semua orang  dengan kepuasan kerja yang bagus itu secara otomatik dan kausatif akan memiliki kinerja yang bagus. Kepuasan kerja dan kinerja tidak menciptakan hubungan kausatif yang otomatik sehingga perlu koordinasi.

Dengan melihat orang sebagai aset, lalu kita kembangkan dengan baik, kemudian kita perlakukan dengan baik, belum tentu membuat orang-orang kita menghasilkan business result yang baik atau core competency yang baik bagi organisasi. So, tetap butuh koordinasi yang baik.

Hambatan Vital

Walaupun HCM ini memuat gagasan mulia dan dimuliakan oleh semua organsasi, tetapi untuk me-landing-kannya ke bumi, tidaklah mudah. Bahkan dalam prakteknya, modal material itu jauh lebih kita utamakan ketimbang modal SDM. Pendorongnya bisa jadi berakar pada hal-hal yang sangat sederhana.
Kalau misalnya kita punya modal material senilai 1M, modal itu sudah langsung bisa kita gunakan dan sesuka-suka kita. Modal materi tidak punya hak untuk protes ke kita. Bahkan kalau kita simpan di Bank sekali pun, modal itu bertambah sendiri tanpa pakai mikir.
Tapi untuk modal SDM, modalnya sendiri masih berupa potensi, alias bahan baku. Namanya bahan baku, dia belum bisa langsung digunakan. Sudah begitu, potensi itu bisa berubah menjadi modal, menjadi beban, atau menjadi ancaman. Ini yang membuat faktor SDM menjadi yang pertama kali perlu disingkirkan ketika perusahaan menghadapi goncangan.
Selain harus menghadapi kenyataan yang seperti di atas, hambatan untuk membumikan gagasan HCM juga datang dari tidak seimbangnya jumlah orang yang berkomitmen untuk merealisasikannya.
Kalau memakai angka yang diformulasikan Zohar dan Marshall (Spiritual Capital: 2005), jumlah orang yang berkomitmen untuk merealisasikan HCM dalam organisasi idealnya adalah: perlu ada 2-5 %  jumlah pimpinan / pendiri yang menjadi kesatria, perlu ada 10% jumlah orang yang menjadi  master (profesional, manajer, dst), dan perlu didukung oleh 80% pengikut (pegawai atau staff).
Angka di atas bukanlah angka mutlak, tetapi lebih pada angka yang memberikan message tertentu dimana realiasasi HCM itu tidak mungkin hanya dilakukan oleh sebagian kecil pimpinan, sedikit pelaksana, dan sedikit pengikut.  Idealnya harus menjadi kesadaran bersama dan didukung oleh sebagian besar anggota organisasi.

(1) Pengembangan

(2) Pengerahan

(3) Penjagaan

MEMBUDAYAKAN COACHING DI TEMPAT KERJA

Mengapa coaching itu penting?

Dari berbagai studi terungkap bahwa sebenarnya karyawan itu menyukai kegiatan semacam training, seminar, workshop, dan semisalnya. Apalagi jika misalnya kegiatan semacam itu diadakan di luar kantor, katakanlah seperti di puncak, di hotel, di luar kota atau di luar negeri. Alasannya tentu bermacam-macam. Mungkin ada yang karena ingin menambah pengetahuan, meningkatkan keahlian, mendapatkan sertifikasi keahlian, memperluas jaringan, ingin mendapat kawan baru, ingin berlibur, atau hanya karena ingin menikmati budget pengembangan SDM yang sudah disediakan organisasi.

Selain itu, secara manusiawi pun sebenarnya perusahaan atau pimpinan akan lebih bangga, lebih bahagia dan lebih senang kalau sanggup mengirim anak buahnya ke tempat pelatihan, seminar atau workshop. Mengapa? Normalnya, manusia itu akan lebih bahagia kalau bisa memberi apa yang dibutuhkan orang lain. Apalagi orang lain yang diberi itu adalah orang yang selama ini membantu atau bekerja dengannya.

Cuma, dalam prakteknya hanya sedikit perusahaan atau organisasi yang sanggup mengirim anak buahnya ke tempat pelatihan, seminar atau workshop. Mengapa? Tentu ini sebabnya beragam. Mungkin ada yang disebabkan dananya tipis. Training, seminar atau workshop sekarang ini biayanya gila-gilaan. Apalagi jika diadakan di tenmpat-tempat yang elit. Meski semua mengakui ini penting tetapi prakteknya hanya perusahaan atau organisasi tertentu saja yang mau dan mampu.

Selain karena dana, waktu pun juga menjadi masalah. Untuk sebagian organisasi atau perusahaan, bisa dibilang tidak ada waktu untuk mengirim anak buah ke tempat pelatihan yang memakan waktu lebih dari satu hari. Ini karena pekerjaan di kantor sendiri numpuk sampai ada yang lembur segala. Mengirim anak buah ke tempat semacam itu bisa dianggap pemborosan. Tak hanya soal dana dan waktu, efektivitas training, seminar dan warkshop, pun menjadi perhitungan sendiri.

Kalau mencermati berbagai hasil penelitian, ternyata tidak secara otomatis kegiatan training, seminar atau workshop itu bisa efektif bagi organisasi atau perusahaan. Secara hasil, penelitian membaginya menjadi tiga kategori, yaitu: a) positive transfer, b) negative transfer, dan c) poor transfer. 

Kita pasti sepakat bahwa meningkatkan skill karyawan (dalam pengertian yang luas) itu penting. Soal caranya bagaimana, ini memang butuh penyesuaian berdasarkan keadaan kita masing-masing. Untuk sebagian kita yang kebetulan belum bisa meningkatkan karyawan dengan mengirim mereka ke pelatihan, seminar atau workshop, cara lain yang perlu kita lakukan adalah membudayakan coaching

Coaching adalah pembinaan. Secara teoritis, coaching adalah proses pengarahan yang dilakukan atasan / senior untuk melatih dan memberikan orientasi kepada bawahanya tentang realitas di tempat kerja dan membantu mengatasi hambatan dalam mencapai prestasi kerja yang optimal. Kegiatan ini akan sangat tepat diberikan kepada orang baru, orang yang menghadapi pekerjaan baru, orang yang sedang menghadapi masalah prestasi kerja atau orang yang menginginkan pembinaan kerja. Tujuannya adalah untuk memperkuat dan menambah kinerja yang telah berhasil atau memperbaiki kinerja yang bermasalah

Kalau diuraikan dalam kata-kata, manfaat coaching ini  antara lain:

1.      Meningkatkan TC ke DC

Istilah ini saya pinjam dari literatur kompetensi. Di sana dikatakan bahwa TC (threshold competency) adalah kompetensi dasar yang dimiliki seseorang dalam melaksanakan pekerjaannya tetapi kompetensi ini belum bisa dibilang sebagai keunggulan. Jika seorang sekretaris baru bisa menyalin surat ke komputer, jika seorang operator hanya bisa mengangkat telepon, jika seorang sales baru bisa mengetahui produk dan menelpon orang atau mengirim fak penjualan, ini semua adalah TC. Memang itu tugas dasarnya.

Sedangkan DC adalah Differentiating Competencies (DC). DC adalah karakteristik yang dimiliki oleh orang-orang yang berkinerja tinggi (high performer) dan yang tidak dimiliki oleh orang-orang yang berkinerja rendah (low) atau kurang (poor). Kita bisa ambil contoh misalnya seorang sales yang sudah menguasai keahlian-keahlian yang dibutuhkan untuk memelihara pelanggan yang menghasilkan hubungan kausalitas dengan penjualan. Sales seperti ini bisa dikatakan orang yang berkinerja tinggi dengan kompetensi yang dimiliki.

Persoalan yang kita hadapi adalah, bagaimana meningkatkan TC seseorang menjadi DC? Disinilah coaching berperan. Kalau kita hanya menyerahkan (memasrahkan) urusan ini kepada masing-masing individu, bisa-bisa saja. Cuma saja di sini kerap menimbulkan masalah, sebab tidak semua individu sadar, tidak semua individu tahu, dan tidak semua individu menempuh cara yang efektif dan efisien untuk meningkatkan keahliannya dari TC ke DC. Konon,  98 % dari usaha untuk membangun kompetensi terjadi melalui pekerjaan yang dilakukan

2.      Jalan menemukan 3R

Meski semboyannya SDM itu aset, tetapi prakteknya tidak seluruhnya begitu. Banyak SDM yang belum menjadi aset. Kata orang-orang SDM: “Hanya SDM yang bagus yang menjadi aset usaha”. Bagus ini apa penjelasannya? Penjelasan yang umum bisa kita singkat dengan 3 R: right people, right job and right performance.

Persoalan yang kita hadapi adalah bagaimana menemukan 3R ini? Tentu kita sadar bahwa 3R ini bukan sebuah hasil yang final (one-off). Amat sangat jarang kita bisa langsung menemukan orang yang tepat untuk ditempatkan di pekerjaan yang tepat agar bisa mencapai performansi yang tepat (tinggi).  Yang sering terjadi, 3R ini ini dicapai melalui proses. Jangan kan karwayan, presiden atau menteri atau pejabat negara yang sudah diseleksi sedemikian rupa pun tidak bisa langsung mencapai 3R ini. Bahkan waktu seratus hari pun dikatakan belum valid untuk menilai kinerja presiden dan menterinya.

Karena itu, coaching bisa menjadi salah satu jalan untuk menemukan 3R. Kalau pun 3R ini belum bisa diwujudkan ke tingkat yang ideal, tapi setidak-tidaknya coaching yang kita lakukan akan memperluas wilayah “interkoneksi” antara ‘workforce requirement’ dan ‘workfoce capabilities’. Kalau pekerjaan yang ada menuntut  orang yang punya skill berskala 7, sementara skill orang-orang yang ada hanya sampai pada skala 5, ini tentu wilayah interkoneksinya belum nyambung. Supaya nyambung, harus dinaikkan.

3.      Jalan menemukan pemimpin dari dalam

Dulu, praktek bajak-membajak tenaga ahli pernah menjadi isu besar di beberapa media massa. Sekarang pun praktek semacam ini masih kerap dilakukan meski sudah jarang dijadikan berita. Adakah sesuatu yang salah dengan praktek bajak-membajak ini? Secara konsep memang tidak. Cuma dalam prakteknya, tidak semua orang yang kita bajak itu menjadi “berkah”. Ada yang malah menjadi beban. Artinya, meski konsep ini bisa jadi benar di teorinya tetapi untuk mempraktekkannya butuh konteks yang tepat dan alasan yang spesifik.

Kalau melihat hasil studi yang dilakukan Jim Collin), rupanya praktek bajak-membajak ini kurang digemari oleh para pemimpin usaha yang sudah sanggup menggerakkan usahanya dari good ke great. Mereka rupanya punya tradisi untuk mengembangkan seorang pemimpin (senior atau tenaga ahli) dari dalam. Dipikir-pikir, ini memang rasional. Orang dalam yang kita kembangkan, akan memiliki pengetahuan tentang keadaan secara lebih mendalam ketimbang  tenaga baru yang kita bajak.

Nah, kalau melihat ke sini, coaching bisa kita jadikan instrumen atau jalan untuk melahirkan seorang pemimpin dari dalam. Dilihat dari efektivitas dan efisiensinya,  cara ini mungkin lebih menjamin ketimbang membajak tenaga baru yang masih “abu-abu”. Kalau pun orang yang kita coaching itu tidak menjadi pemimpin di tempat kita, tetapi setidak-tidaknya kerjanya sudah lebih bagus.

Hambatan Di Lapangan

Apa yang perlu di-coaching-kan? Kalau mengacu pada standar yang umum, yang perlu di-coaching-kan adalah hard skill dan soft skill (istilah lain: soft competency dan hard competency, job skill dan mental skill). Semua karyawan menginginkan skillnya naik, tapi cara yang mereka inginkan ternyata (yang paling digemari) adalah face-to-face coaching di tempat kerja. 88 % jawaban responden yang diteliti meyakini bahwa memiliki seorang mentor atau coacher di tempat kerja merupakan hal yang penting untuk kemajuan karirnya (CCL, Emerging Leader Research Survey Summary Report, 2003)

Beberapa hal yang kerap menghambat terlaksananya kegiatan yang mulia ini, misalnya:

Pertama, budaya menghakimi / memarahi. Kita langsung memarahi karyawan saat melakukan kesalahan. Marah terkadang tidak bisa dihindari tetapi yang kerap kita lupakan adalah apa yang kita lakukan setelah marah. Kalau yang kita lakukan membenci atau menjauhi, tentu akan berbeda efeknya dengan ketika yang kita lakukan setelah itu adalah mendekati dan meng-coach-nya.

Kedua, budaya membiarkan. Kita membiarkan karyawan bekerja sendiri-sendiri karena kita malas atau tidak peduli dengan skill mereka. Membiarkan seperti ini tentu berbeda dengan membiarkan yang punya pengertian memberi kesempatan untuk mandiri dalam menerapkan pengetahuan.

Ketiga, budaya mengerjakan sendiri. Kita menangani sebagian besar pekerjaan dan enggan untuk mendelegasikannya kepada yang lain karena kurang percaya

Keempat, budaya mengharapkan hasil yang instan. Kita mengharapkan hasil yang instan dari apa yang kita instruksikan pada mereka.

Kelima, budaya ”arogansi birokrasi”. Kita menjaga jarak dengan karyawan untuk melindungi gengsi atau kita enggan turun ke bawah. Umumnya kita, semakin tinggi jabatan atau posisi, justru semakin jauh dari realitas yang bersentuhan langsung dengan manusia dan masalahnya di bawah.

Kalau mengacu pada teori pendidikan, meng-coach karyawan itu sebenarnya juga termasuk mendidik. Bicara soal pendidikan ini mungkin ada satu hal yang perlu kita ingat bahwa metode yang kita gunakan dalam mendidik orang itu jauh lebih berperan penting ketimbang materi yang kita sampaikan. Materi yang bagus akan diresponi tidak bagus kalau metode yang kita gunakan tidak cocok dengan keadaan orang yang kita coach.

Beberapa hal yang penting

Untuk sebagian orang, kegiatan meng-coaching ini mungkin sudah menjadi sebuah realitas tetapi belum ada namanya.  Artinya, kegiatan ini sudah dipraktekkan tetapi tidak memakai nama coaching. Sebaliknya juga, mungkin untuk sebagian orang, kegiatan meng-coaching ini hanya sebuah nama tetapi tanpa realitas. Artinya, kita hanya tahu apa itu coaching, manfaatnya apa, tujuannya apa, tetapi tidak pernah kita praktekkan.

Terlepas itu sudah menjadi realitas atau baru sebatas nama, tetapi sebetulnya ada beberapa hal yang penting untuk diingat, yaitu:

1.      Memiliki data yang akurat

Data di sini mungkin tidak harus kita artikan sebagai data dalam pengertian yang formal dan rumit. Data di sini bisa juga kita artikan sebagai catatan pribadi yang berisikan tentang gap antara skill yang dimiliki karyawan  dengan tuntutan pekerjaan. Bisa juga berisi masalah yang dihadapi si karyawan dalam kaitannya dengan kinerjanya. Bisa pula berisi tentang perkembangan si karyawan yang kita coaching itu dari waktu ke waktu. Dengan memiliki apa yang kita sebut data itu, berarti ketika kita hendak meng-coach orang, kita sudah tahu apa yang perlu dan apa yang belum perlu, mana yang perlu ditekankan dan mana yang belum perlu, dan seterusnya.

2.      Menemukan metode yang ”teachable”

Seperti yang saya katakan di muka, bahwa dalam meng-coaching ini memang kita dituntut untuk memerankan diri sebagai pendidik. Hal yang terpenting di sini adalah menggunakan atau menemukan metode mendidik yang dapat membuat orang yang kita didik itu bisa mendidik orang lain dan begitu seterusnya. Dengan begitu, tanpa harus kita yang turun langung, program coaching tetap berjalan di tempat kita. Ini tentu sangat positif. Selain meminterkan orang lain, ini juga bisa membentuk lingkungan yang positif. 

3.      Menghidupkan, bukan mematikan

Ini soal cara bagaimana meng-coach orang. Meski kita sudah sama-sama tahu bahwa cara yang bagus adalah menghidupkan semangat orang, tetapi dalam prakteknya belum tentu pengetahuan itu kita gunakan. Ada cara yang menghidupkan tetapi ada cara yang mematikan,  ada cara yang mendorong tetapi ada  cara yang malah menarik. Cara yang kita gunakan terkadang bisa bertentangan dengan niat yang kita maksudkan. Karena itu, meski niat kita baik, namun kalau cara yang kita gunakan itu mematikan, me-looking-down-kan, atau menghinakan, bisa jadi hasilnya bukan malah bagus.  Semoga bermanfaat.(DES/10571)

Sumber : ”Coaching di tempat kerja” (AN.Ubadillah)

Perubahan Mode Operasi Shearing Line

Kira-kira 3 minggu yang lalu, aku diberi disposisi untuk mewakili Bosku dalam rapat pembahasan perubahan perhitungan insentif berbasis kinerja di salah satu lini pabrik pengerolan BLP, namanya Shearing Line.
Awalnya aku merasa ini bukan levelku tuk menhadiri rapat yg diikuti level Manager. Aku dua tingkat dibawah level Bosku..Tapi karena ini sudah merupakan amanah dan ini adalah salah satu bentuk kepercayaan Bos, maka dengan langkah ringan aku hadir pada acara rapat.

Seperti biasa ketika acara akan dimulai, diawali dengan doa dan sedikit sambutan dari tuan rumah.
Masuk pada inti permasalahan, mereka menjelaskan bahwa telah terjadi perubahan mode operasi pada Shearing Line (SL), dimana operasi pada line 1 sudah tidak seperti dulu. Sekarang berubah dari 4 shif menjadi hanya 3 shift, sehingga terjadi libur pada hari Minggu dan Senin. Sedangkan pada line 2, operasi masih kondisi normal, yaitu 4 shift. Untuk memperoleh insentif, maka kedua line, yaitu line 1 dan 2 harus melampaui Batas/target (BASIS gabungan) yg ditetapkan oleh Perusahaan..Karena mode operasinya berubah, mereka meminta agar basis diterapkan per line, bukan dengan basis gabungan..Karena jika yg dipakai basis gabungan,maka pada saat Line 1 tidak beroperasi (Minggu & Senin), line 2 tidak mungkin bisa mencapai target (apalagi mendapatkan insentif) karena line 1 tidak operasi.

Ketika saya tanya, kenapa Line 1 beroperasi hanya 3 shift.??..Salah seorang dari perenc produksi menjawab,'karena permintaan pasar sekarang,lebih banyak meminta melalui proses line2' atau dengan kata lain order yg mesti melewati line 1 sudah jauh berkurang dan ujung2nya demi efisiensi dan efektif maka mode operasi diturunkan dari 4 shift menjadi 3 shift..

Berikutnya mereka meminta agar produk ekivalen di tinjau kembali, mengingat telah terjadi banyak penambahan design grade, yang berakibat pada naiknya tingkat kesulitan pada proses di SL..Salah satu nya adalah produk yg telah dipakai oleh TNI (Panser)..

Respon yg aku berikan adalah,,aku mesti melakukan evaluasi basis produksi, yield produksi dan efisiensi masing masing line dan gabungan keduanya. Untuk itu aku perlu data minimal 2 tahun kebelakang..Evaluasinya dengan menggunakan statistik 3 sigma dengan probabilitas 65 % terhadap rata-rata dan standar deviasi..
Jika hasil sudah didapat dan disepakati, maka kita lakukan simulasi bersama dengan data 3 bulan terakhir..
Sedangkan untuk permintaan produk ekivalen, tidak aku kabulkan, mengingat untuk merubahnya akan bermasalah pada produk ton per hour dan design kapasitas pabrik..Bagaimana mungkin design kaspasitas berubah, sedangkan pabrik tidak dilakukan peningkatan kapasitas...

Jadi menurut aku, yang bisa kita lakukan pada saat ini adalah dengan meng evaluasi Basis yg existing saja, karena itu lebih masuk akal, data yg berbicara, data yg menunjukan performance pabrik, sehingga best performance dari data yang bisa dijadikan target atau tolok ukur untuk mendapatkan insentif..

Alhamdulillah mereka setuju dengan usulan ku,..Aku janji pertemuan berikutnya, hasil evaluasi bisa aku selesaikan, dan aku buatkan berita acara untuk di tanda tangani oleh CEO...

Balikpapan Kaltim

Dalam rangka menjalankan tugas Perusahaan yang dibebankan pada Kami. Dimana tugas tersebut merupakan deploy dari Unit kerja diatasnya, salah satu diantaranya adalah mendesign sistem remunerasi Perusahaan untuk menghadapi IPO..Untuk itu kami perlu mencari pembanding dengan Perusahaan lain yang sama dalam proses produksinya..Namun sayang sekali untuk mencari perusahaan yang sama di Tanah air sangat sulit. Setelah melakukan diskusi dengan rekan rekan dan atasan, maka kami putuskan untuk memilih Pertamina Balikpapan sebagai pembanding dengan berbagai macam alasan.

Pada tanggal 19 April sd 23 Mei 2010, Tim berangkat menuju Kalimantan Timur, dengan menumpang salah satu Maskapai Penerbangan Nasional..Perjalan dengan pesawat ditempuh selama hampir 2 jam..Mendarat di Bandara Sepinggan Balikpapan tepat jam 6 sore dengan di temani rintik rintik hujan..Setelah mengurusi Bagasi, kami segera menuju Penginapan disekitar Balikpapan. Hotel ASTON pilihan kami, meski harus menambah kocek sendiri karena jatah dari Perusahaan ternyata jauh dari cukup, namun tidak mengurangi semangat Kami untuk menjalankan tugas..Setelah mandi dan bersih bersih, kami sepakat untuk ke pusat kota bersama-sama, mencari sesuap nasi..Alhamdulillah untuk mencari makanan kesukaanku dan teman-teman ternyata mudah sekali, hanya saja untuk ukuran harga, ternyata di Balikpapan jauh lebih mahal ketimbang Cilegon, meski sama sama daerah Industri.

Setelah selesai dengan urusan perut, kami keliling kota Balikpapan dengan menyewa salah satu angkot (lebih murah sewa angkot daripada Taxi, pake ilmu ngirit)..Wah nggak nyangka ternyata Balikpapan, meski hanya Kotamadya tetapi memiliki Infrastruktur yang bagus, kota tertata baik, ngk ada pedagang kaki lima di trotoar, jalan yang mulus, banyak bertebaran hotel berbintang, dan salut dengan Penghijauan kota,ini terlihat dari banyaknya pohon pelindung disepanjang pedestrian, kebersihannya serta masyarakatnya yang taat pada aturan lalulintas (tidak sembarangan dalam menyebrang jalan, karena disediakan tempat2 khusus untuk menyebrang)..Saya membayangkan,," Kapan kira kira kota Cilegon yang nota bene sama sama kotamadya bisa menjadi seperti Balikpapan". Balikpapan menjadi Kotamadya pada tahun 2002, sedangkan Cilegon lebih dulu beberapa tahun, tapi perkembangannya bagaikan Siput berjalan..Infra struktur nya payah, umur jalan paling lama hanya dalam hitungan beberapa Bulan saja..Belum lagi masalah lainnya,,sepertinya Cilegon mesti banyak belajar dari Balikpapan..

Setelah puas dan mulai terasa penat, kami langsung balik ke Hotel and langsung KO, terlelap dalam buaian mimpi masing masing..

Tepat pukul 9 pagi, kami meluncur ke PT Pertamina RU. V, kami dijemput oleh salah seorang staff dari Quality Assurance Pertamina, Bapak Yulianto. Penerimaan yang sangat ramah dan penuh kekeluargaan, membuat kami merasa senang dan penuh semangat dalam bertanya dan berdiskusi..Banyak manfaat yang bisa dijadikan masukan, meskipun ada beberapa item item pertanyaan yang tidak bisa dijawab dengan elegant.

Tak terasa, waktu sudah menunjuk pukul 12.30, kami dipersilahkan untuk menikmati makan siang di Kantin Pertamina,,,Hebat eyy,,ternyata yang makan di kantin bukan cuma level pegawai rendahan, Pejabat tingginya pun ikut berbaur makan siang bersama,,salut..

Setelah selesai makan siang dan sholat dhuhur, kami diajak berkeliling lapangan, menyaksikan proses pengolahan minyak mentah menjadi Bensin, Aftur (bahan bakar Pesawat terbang) dan Minyak tanah..Dalam kunjungan lapangan itu kami baru tahu, setelah dijelaskan ternyata Minyak tanah lebih mahal dari Bensin, dan sedikit hampir sama dengan Aftur..Pantas saja Subsidi Minyak dihapus, ternyata harganya mahal dan membuat pemerintah pusing kalo terus terusan disubsidi. Mending bikin Aftur yang kalo dijual untuk bahan bakar pesawat jauh lebih menguntungkan..

Tak terasa waktu sudah menunjuk pukul 16.15 WIT, kami siap siap untuk pamit..Sebelum pamit kami menyerahkan kenang kenangan berupa Pandel dan beberapa buku tentang Perusahaan, dan foto bersama sama..Kami pun pergi meninggalkan Pertamina RU.V, tepat jam 16.35 langsung menuju Hotel...